Behandling av personuppgifter

PTS (Post- och telestyrelsen) är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som myndigheten bestämmer ändamål och medel för. Exempelvis behandlar PTS personuppgifter vid ärendehantering, främjandearbete och samverkan samt vid hantering av frågor och prenumerationer.

För PTS är det av stor vikt att den personliga integriteten respekteras och att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande dataskyddsregelverk.[1] Denna text syftar till att ge information om PTS behandling av personuppgifter. Beskrivningen syftar också till att ge information som underlättar för de som PTS behandlar personuppgifter om att ta tillvara sina rättigheter enlighet dataskyddsförordningen.

Läs mer på Datainspektionens hemsida om vad som menas med personuppgifter

För att behandling av personuppgifter ska vara laglig krävs att det finns stöd för behandlingen i någon av de rättsliga grunder som anges i dataskyddslagstiftningen. I samband med att PTS lämnar information om behandlingen av personuppgifter nedan anger PTS också den rättsliga grund PTS har som stöd för behandlingen. När PTS anger att allmänt intresse är det rättsliga grunden för behandlingen menas att behandlingen är väl avvägd för PTS uppdrag eller för PTS förvaltning och funktion.

 

Läs mer på Datainspektionens hemsida om rättsliga grunder för behandling av personuppgifter

Så här behandlar PTS personuppgifter

Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen innebär att var och en har rätt att hos myndigheter ta del av allmänna handlingar. Dataskyddsförordningen hindrar inte att personuppgifter i allmänna handlingar lämnas ut. Eftersom PTS är en myndighet blir meddelanden som skickas till PTS som huvudregel allmänna handlingar som diarieförs, registreras och som vid en begäran kommer att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess.

Vid hantering av allmänna handlingar följer PTS bestämmelser i bl.a. offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen. Den rättsliga grunden för den hanteringen är det som i lagstiftningen kallas rättslig förpliktelse.

Läs mer om offentlighetsprincipen och sekretess på regeringens webbplats.

Så här behandlar PTS personuppgifter vid tillsyn, tvistlösningar, incidentrapportering och utredningar

PTS behandlar personuppgifter för att kommunicera och handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i PTS myndighetsutövning.

Så här behandlar PTS personuppgifter i sitt främjandearbete

PTS behandlar uppgifter för att informera, kommunicera och samverka inom ramen för de olika främjandeuppdrag PTS bedriver.  Den rättsliga grunden för behandlingen är att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse

Så här behandlar PTS personuppgifter vid tillhandahållande av e-tjänster och i sitt arbete med kommunikations­lösningar för personer med funktionsnedsättningar

PTS behandlar uppgifter som en del av utförandet av tjänsten. Den rättsliga grunden för behandlingen är samtycke eller att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. I de fall utförandet av tjänsten kräver att PTS behandlar känsliga personuppgifter är den rättliga grunden för denna behandling samtycke.

Så här behandlar PTS personuppgifter vid hantering av ansökan om tillstånd och anmälan av verksamhet

PTS behandlar personuppgifter om kontaktperson hos den som söker det aktuella tillståndet. Uppgifterna behandlas för att handlägga ärendet samt för att administrera innehav, t.ex. vid adressändring  och som underlag för fakturering av årsavgifter för innehav av tillstånd. Behandlingen är nödvändig som ett led i PTS myndighetsutövning eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Så här behandlar PTS personuppgifter vid samverkan, t.ex. forum och arrangemang, och kurser

PTS behandlar kontaktuppgifter till den som är kontaktperson eller har anmält sig till en kurs. Den rättsliga grunden är att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.  I de fall bilder eller filmer hanteras är den rättliga grunden för denna behandling samtycke

Så här behandlar PTS personuppgifter vid beställningar av informationsmaterial

PTS behandlar personuppgifter i samband med beställning av produkter från myndighetens beställningstjänst. Behandlingen sker för att administrera beställningen och den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med beställningen.

Så här behandlar PTS personuppgifter vid prenumeration på pressmeddelanden och nyhetsbrev

PTS behandlar personuppgifter i samband med anmälan om prenumeration på myndighetens pressmeddelanden och nyhetsbrev. Behandlingen sker för att PTS ska kunna administrera prenumerationen och skicka ut informationen. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan som prenumerant.

Så här behandlar PTS personuppgifter vid ansökan om anställning

PTS behandlar personuppgifter i samband med att en ansökan om anställning skickas in till PTS. Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att kunna fullgöra de uppgifter som är nödvändiga i samband med rekrytering. Den rättsliga grunden är att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Så här behandlar PTS personuppgifter vid genomförande av offentlig upphandling enligt LOU

Vid offentlig upphandling behandlar PTS personuppgifter för att kommunicera och handlägga ärenden. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter i upphandlingsärenden är det som i lagstiftningen kallas allmänt intresse.

När PTS ingår ett avtal behandlar PTS personuppgifter  i syfte att genomföra avtalsuppföljning, fakturahantering och ekonomisk uppföljning. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är det som i lagstiftningen kallas fullgörande av avtal.

Så här behandlar PTS personuppgifter vid förfrågningar och meddelanden som kommer in via e-post i övrigt

PTS behandlar personuppgifter för att kommunicera med den som lämnar in en förfrågan och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är vanligtvis att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i PTS myndighetsutövning. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter kan även vara det som i lagstiftningen kallas rättliga förpliktelse, intresseavvägningen eller avtal.

Kategorier av personuppgifter som behandlas

De kategorier av personuppgifter som PTS behandlar är främst kontaktuppgifter. Eftersom PTS hanterar många ärenden som avser en organisation av något slag är det vanligt att PTS behandlar namn och adress till utsedd kontaktperson för organisationen. PTS kan också behandla kontaktuppgifter till enskilda, t.ex. namn och adress till personer som sökt anställning på PTS eller personer som ansökt om tillstånd för båtradio.

I enstaka fall förekommer att PTS behandlar känsliga personuppgifter (i dataskyddsförordningen kallat särskilda kategorier av personuppgifter), det kan t.ex. vara uppgifter om hälsa som lämnas i ansökningar om arbete som skickas in till PTS eller som registreras i samband med tillhandhållandet av kommunikations­lösningar för personer med funktionsnedsättningar.

Rättslig grund för behandlingen av känsliga personuppgifter är samtycke.

Läs mer på Datainspektionens webbplats om känsliga personuppgifter

De som kan ta del av uppgifterna

På PTS är det de medarbetare som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter som kommer att ta del av uppgifter. PTS kan även vara skyldig att lämna ut personuppgifter i enlighet med offentlighetsprincipen (se ovan under rubriken Offentlighetsprincipen) eller annan lag eller förordning. I vissa fall behöver PTS också lämna ut uppgifter till andra myndigheter.  

För vissa behandlingar av personuppgifter använder sig PTS av personuppgiftsbiträden, bl.a. för olika typer av it-tjänster, samt för att tillhandahålla e-tjänster och kommunikations­lösningar för personer med funktionsnedsättningar. De personuppgiftsbiträden som anlitas får endast behandla personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som PTS har lämnat för behandlingen. Biträdet och de som agerar under biträdets ledning får vidare aldrig ta del av mer uppgifter än vad som krävs för utförande av den tjänst som avtalet med PTS omfattar. När personuppgifter ska behandlas av ett personuppgiftsbiträde upprättas ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal.

Läs mer på Datainspektionens webbplats om personuppgiftsbiträden

Period under vilken personuppgifterna kommer att lagras

PTS lagrar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändig för respektive behandling eller vad som följer av tillämpliga regelverk i till exempel arkivlagen och bokföringslagen.

För statliga myndigheter är utgångspunkten enligt arkivlagstiftningen att myndigheten ska bevara allmänna handlingar. PTS följer dessa regler om bevarande och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsregler och beslut. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling ska sparas endast så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.

Dina rättigheter som registrerad

De personer vars personuppgifter behandlas, de registrerade, har ett antal rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Dessa rättigheter innebär i korthet att de registrerade ska få information om när och hur deras personuppgifter behandlas och ha kontroll över sina egna uppgifter. För att registrerade ska ha kontroll över sina egna uppgifter har registrerade bland annat rätt att få tillgång till registrerad information. I vissa fall kan de registrerade också få sina uppgifter rättade, göra invävningar eller få uppgifter raderade. 

Läs mer på Datainspektionens webbplats om registrerades rättigheter

Om du vill utöva dina rättigheter eller har synpunkter på PTS behandling av dina personuppgifter

Om du som registrerad hos PTS vill utöva dina rättigheter eller har frågor eller synpunkter som rör myndighetens behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till PTS dataskyddsombud, e-post dataskyddsombudet@PTS.se. PTS, Box 5398, 102 49 Stockholm. Du kan också lämna in klagomål till Datainspektionen, Box 814, 104 20 Stockholm, e-post: datainspektionen@datainspektionen.se, www.datainspektionen.se.



[1] Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (GDPR) och lagen (2018:218) om kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning samt övriga gällande författningar.